Ziel und Zweck
- Wir regeln das Erstellen und Verarbeiten von Ausgangsrechnungen von der Erstellung der Rechnung bis zur Bezahlung.
Eingaben
- Daten aus der Warenwirtschaftssystem und Faktura
Ergebnisse
- bezahlte Ausgangrechnungen
Beschreibung
Ablauf
| Nr. | Hinweis |
|---|
| 1 | - alle regelmäßig zu erstellenden Rechnungen werden zwischen XX. und XX. des Monats gedruckt
- vor dem Druck wird die Faktura alphabetisch sortiert
- es werden 2 Exemplare gedruckt (1x Kunde, 1x Buchhaltung)
- 3. Exemplar für Apotheke,
- Rechnungen für Privatkunden werden sofort nach Belieferung erstellt;
- bzw. nach Vereinbarung monatlich erstellt
- Rechnungen für Altenheim – Bewohner werden monatlich erstellt
- (Durchführung von den Mitarbeitern, die AH-Belieferung betreuen)
- Rechnungen für Ärzte werden monatlich (oder nach individueller Vereinbarung) erstellt
- die Rechnungen werden per Post verschickt,
- Rechnungen für AH-Bewohner werden zum Teil ins Altenheim gebracht
- Kunden erhalten stets die Möglichkeit des Lastschriftverfahrens
- bei Kunden mit Einzugsermächtigung wird Lastschriftverfahren durchgeführt
- Wichtige Vorgaben:
- Es werden ausschließlich Rechnungen über das WWS erstellt!
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| 2 | Kriterium:- es handelt sich um eine Rechnung, die während des laufenden Monats für den Kunden erstellt wird
(im Gegensatz zu den Monatsrechnungen für Heimbewohner/Ärzte etc.)
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| 3 | - Rechnungsexemplar für Buchhaltung bleibt bis zur Erstellung
der Rechnungsliste Anfang des neuen Monats in der Apotheke - Rechnungsexemplar für Kunden wird sofort versandt/ ausge händigt
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| 4 | - spätestens am 2. Werktag des neuen Monats ist die Rechnungsliste im Wiki abrufbar
- Fakturalisten (wäre real verlinkt)
- Name: z.B.2016-01-KR
- Rechnungen Knopf Apotheke Januar 2016
- auf dieser Liste befinden sich alle Rechnungen, die in diesem Monat erstellt wurden
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| 5 | - Feld „Post“ wird zur Kontrolle für jede vorhandene Rechnung von der jeweiligen Apotheke abgehakt
- es muss zu jeder Rechnung auf der Liste auch eine ausgedruckte Rechnung vorliegen
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| 6 | - spätestens am 8. des Monats:
- Weitergabe der Rechnungen im Rechnungsordner in die Knopf Apotheke
- Rechnungsliste zusammen mit allen Rechnungen, die auf der Liste aufgeführt sind,
im separaten Rechnungsordner in die Knopf Apotheke schicken - Rechnungen werden im Rechnungsordner in der Reihenfolge der Rechnungsliste abgeheftet
- Rechnungen mit Lastschriftverfahren werden separat geheftet
- es werden keine Storno-Rechnungen weitergeleitet
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| 7 | - Buchhaltung kontrolliert den Zahlungseingang
- nach Zahlungseingang werden die Rechnungen von der Buchhaltung auf bezahlt gesetzt
- bar bezahlt Rechnungen / besondere Teilzahlungs-/Valuta Vereinbarungen /
Storno sofort per Fax an Knopf Apotheke weiterleiten
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Sonderfälle
- Bezahlung durch andere Stellen
- Rechnungen, die ganz oder teilweise durch andere Stellen (AVP, Krankenkasse, etc.) bezahlt werden
- Fax der Rechnung mit entsprechenden Hinweisen an Frau Frau Dennstedt faxen
Partner Apotheken Rechnungen
- es werden nur Lieferscheine ausgedruckt und in Knopf Apotheke weitergeleitet
Gültigkeit und Zuständigkeiten
| gültig |
| verantwortlich, zuständig, vertreten durch, beteiligt, zu informieren |
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Links
Rückverweise
- Rückverweise
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F.Knopf-Wiki.Funktionen.QMS.Beschreibungen
Version 2.1, erstellt am 10.02.2020 18:16 von Gunther Knopf, zuletzt geändert am 10.02.2020 18:46 von Gunther Knopf
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