Botendienst
Zuletzt geändert von Gunther Knopf am 10.02.2020 18:17
Inhaltsverzeichnis
- Ziel und Zweck
- Eingaben
- Ergebnisse
- Beschreibung
- Wie verfahren wir bei einer telefonischen Bestellung?
- Wie verfahren wir bei Botenlieferungen, die sich aus dem Handverkauf heraus ergeben?
- Was ist bei der Entgegennahme einer Botenlieferung zu prüfen?
- Welche Vorbereitungen sind für die Botenlieferung zu treffen?
- Wie erfolgt der Versand?
- Was geschieht, wenn die Sendung nicht zugestellt werden kann?
- Was wird dokumentiert?
- Durchzuführen wann
- Gültigkeit und Zuständigkeiten
- Links
- Rückverweise
- Schlagworte
Ziel und Zweck
- Das hier beschriebene Qualitätssicherungssystem dient
- der Arzneimittelsicherheit,
- der Sicherstellung der Information und Beratung des Patienten sowie
- der Optimierung der Arbeitsabläufe bei Botenlieferungen aus der Apotheke.
Eingaben
- Arzneimittelwunsch bzw. Rezept des Kunden über ein nicht vorrätiges Arzneimittel
Ergebnisse
- Das Arzneimittel wurde dem Kunden zugestellt
Beschreibung
Wie verfahren wir bei einer telefonischen Bestellung?
- Die telefonische Bestellung wird von dem Mitarbeiter auf dem Formular
- Dabei ist die IK-Nummer und der Rezeptstatus zu erfragen.
oder in der Knopf Apotheke Bayreuth auf dem Formular "Knopf Service-Nummer" notiert. - Es wird festgestellt, ob der Kunde im Besitz der Knopf Kundenkarte ist.
- Dabei muss geklärt werden, ob die Daten noch richtig und vollständig sind:
- Name, Adresse, Telefonnummer
- Dabei muss geklärt werden, ob die Daten noch richtig und vollständig sind:
- Lehnt der Kunde eine Kundenkarte ab, müssen diese Daten später auf dem Botenanhang notiert werden.
- Außerdem wird abgeklärt, inwieweit der Kunde einen Informations- oder Beratungsbedarf hat.
- Dazu wird die entsprechende Beratung durch das pharmazeutische Personal angeboten.
- Es können keine festen Lieferzeiten vereinbart werden, nur die ungefähre Lieferzeit entsprechend der Großhandelsbestellungen.
- Handelt es sich bei den Arzneimitteln um BTM, kühlpflichtige Ware oder entstehen offene Beträge,
- muss sichergestellt sein,
- dass die Ware persönlich entgegen genommen wird.
- Bei BTM muss eine mitgegeben werden.
- muss sichergestellt sein,
- Folgendes muss mit dem Kunden geklärt werden:
- Darf die Ware in den Briefkasten gesteckt werden, wenn der Kunde nicht zu Hause sein sollte?
- Auf dem Botenanhang ankreuzen!
- Darf die Ware beim Nachbarn abgegeben werden, wenn der Kunde nicht angetroffen wird?
- Auf dem Botenanhang ankreuzen und den Namen des Wunschnachbarn notieren!
- Darf die Ware in den Briefkasten gesteckt werden, wenn der Kunde nicht zu Hause sein sollte?
- Ist das Arzneimittel nicht vorrätig, wird es kurzfristig beschafft.
- Ist dies nicht möglich, wird der Patient informiert und gefragt, ob das Arzneimittel trotzdem beschafft werden soll.
Wie verfahren wir bei Botenlieferungen, die sich aus dem Handverkauf heraus ergeben?
- Wir bieten eine Botenlieferung im entsprechenden Einzelfall an,
- wenn der benötigte Artikel beim Kundengespräch nicht vorrätig ist
- und es dem Kunden unmöglich ist, den bestellten Artikel selber abzuholen.
- Der Kunde wird zu dem Präparat schon während dieses Gespräches informiert.
- Die erfolgte Beratung wird dann im Kassenprogramm auf dem Kassenbon dokumentiert.
- Die weiteren Schritte erfolgen wie oben beschrieben.
Was ist bei der Entgegennahme einer Botenlieferung zu prüfen?
Formelle Prüfung
- Die Bestellung wird dahingehend überprüft, ob die erforderlichen Angabe vorhanden sind.
- Fehlen Angaben, erfolgt ggf. Rücksprache mit dem Kunden.
Ausräumen von Bedenken bzw. Unklarheiten
- Bestehen Unklarheiten oder Bedenken, so werden diese beseitigt.
- Rückfragen beim Arzt erfolgen nur mit Einverständnis des Patienten.
- Der Patient wird über die nachträgliche Änderung der ärztlichen Verordnung informiert.
- Können die Bedenken nicht beseitigt werden, wird die Botenlieferung verweigert.
- Der Kunde wird informiert und ein eventuell vorliegendes Rezept zurückgeschickt.
Welche Vorbereitungen sind für die Botenlieferung zu treffen?
Endkontrolle und Freigabe
- Direkt nach Eintreffen der Großhandelslieferung werden die "Boten" und "Abholer" herausgesucht und die entsprechenden Belege zugeordnet.
- Unter Verantwortung bzw. Aufsicht eines Apothekers erfolgt die Endkontrolle (möglichst "Vier-Augen-Prinzip").
- Es wird geprüft, ob das Arzneimittel der Verordnung und der Bestellung entspricht.
- Das Arzneimittel wird blickdicht verpackt, der Botenzettel mit der Adresse des Kunden angeheftet.
- Die Freigabe bei positiver Prüfung wird durch die Unterschrift des Apothekers auf dem Botenzettel bestätigt.
- Liegt ein Rezept vor, wird dieses vom Apotheker abgezeichnet.
- Der Botenzettel und eine Kopie der belieferten Rezepte werden X Wochen lang im Ordner " Botenlieferungen" aufbewahrt.
- Das verpackte Arzneimittel wird in die Kiste für die Botenlieferungen abgelegt.
Wie erfolgt der Versand?
- Der Versand erfolgt mehrmals täglich nach einem bestimmten Zeitschema durch die verschiedenen Zusteller.
- Die Zustellung von BTM muss vom Empfänger durch eine Unterschrift auf einer Rezeptkopie, die den Namen und die Adresse des Empfängers enthält, bestätigt werden.
- Eventuelle , die der Zusteller für die Apotheke eingetrieben hat, werden bei der nächsten Tour abgerechnet.
Was geschieht, wenn die Sendung nicht zugestellt werden kann?
- Kann die Sendung nicht an den Patienten oder an eine von ihm benannte Person zugestellt werden,
- wird der Empfänger über die gescheiterte Zustellung schriftlich benachrichtigt.
- Die erfolgt durch das Formular .
- Der Fahrer bringt das Arzneimittel für die Knopf-Filialen in Bayreuth bis 20 Uhr zurück.
- Von hier kann die Ware am nächsten Tag abgeholt werden. In dringenden Fällen wird eine Zweitzustellung veranlasst.
- wird der Empfänger über die gescheiterte Zustellung schriftlich benachrichtigt.
Was wird dokumentiert?
- Die Dokumentation umfasst die Patientendaten
- die geführten Telefonate und Beratungsgespräche
- sowie die Chargendokumentation nach § 17 Abs. 6a ApBetrO.
- nur nach Unterschrift des Datenschutzbeleges im Rahmen des Erhalts der Knopf-Kundenkarte)
Durchzuführen wann
- Bei Defekten im Handverkauf und bei telefonischen Bestellungen.
Gültigkeit und Zuständigkeiten
gültig | |
verantwortlich, zuständig, vertreten durch, beteiligt, zu informieren |
Links
- bisher noch keine weiterführende Links
Rückverweise
Version 1.1, erstellt am 10.02.2020 18:17 von Gunther Knopf, zuletzt geändert am 10.02.2020 18:17 von Gunther Knopf